Введение.
Уже довольно долгое время длится спор — что выбрать: ЕRP модуль управления складом или лучшую в своем классе систему управления складом (Best-of-breed WMS)? Best-of-breed WMS – это система, которая изначально была разработана как отдельная WMS система в отличие от WMS модуля в ERP, который был добавлен в ERP для расширения ее функциональности. Далее по тексту мы будем использовать название Best-of-breed WMS. Доводы и мнения рассматривались в течении более десяти лет. Казалось бы, что к настоящему времени должен был бы быть безусловный победитель. Если бы только это было так просто.
Есть много причин, почему эти споры продолжаются. Одной из основных причин является то, что компании состоят из отделов и людей, зачастую, с разными или даже противоречивыми приоритетами. Часто эти различия имеют убедительные обоснования. И даже перед лицом оппонентов, люди с трудом воспринимают противоположное мнение.
Еще один ключевой фактор, который не дает угаснуть спору – решения для малого и среднего бизнеса. По началу, большинство дискуссий было о противопоставлении SAP или Oracle ERP и Best-of-breed WMS. Сегодня многие поставщики ERP для малого и среднего бизнеса (SMBs) добавляют в набор функционал управления складом.
Хотя гонка все еще продолжается, за последние несколько лет SAP и Oracle добились успехов и сократили отрыв функциональности в сравнении с Best-of-breed WMS. Из-за более позднего начала, то же самое нельзя сказать о поставщиках ERP-систем SMB’s. Они сохранили значительный разрыв в функционале с системами управления складом. Если бы разногласия были сосредоточены исключительно вокруг функциональности — для малых и средних предприятий спор был бы не долгим. Но так как существуют и другие факторы — спор не закончен.
В этом документе будут рассмотрены факторы принятия решений с точки зрения управляющего состава среднего размера компании среднего сегмента рынка. Под средним сегментом рынка в дистрибуции мы рассматриваем компании с размером складов от 5,000 до 20,000 м2, либо несколько складов такого размера. Несмотря на то, что многие из соображений будут справедливы по отношению к компаниям любого размера – фокус будет именно на компаниях среднего размера. После рассмотрения доводов всех ключевых заинтересованных лиц, в отчете будут предоставлены рекомендации для согласования точек зрения.
Исполнительный директор.
Операционная команда использует систему для ведения своего бизнеса, а значит, их основное внимание будет уделяться функциональности системы. Им потребуется система, которая будет соответствовать не только их сегодняшнему комплексу требований, но и система, которая даст им возможность расширяться, сможет удовлетворить новые запросы в будущем и предоставит инструмент для конкурентного соревнования. Также они будут искать систему, которая даст им преимущество оперативной эффективности. Статус-кво в этой области неприемлем. Имплементация системы это сложный процесс, поскольку есть связь кривой обучаемости с новыми технологиями. Без явного увеличения операционной эффективности и контроля расходов, операционный персонал может сопротивляться изменениям и, следовательно, принятие системы будет затруднено. Постоянным станет ощущение, что исправляется то, что не требовало исправлений.
Итак, давайте подробнее рассмотрим функциональность. Поставщики ERP-систем для SMB’s находятся на ранних этапах создания функциональных возможностей управления складом. Естественно, что любая компания-производитель программного обеспечения начинает создание нового продукта из основополагающих элементов. Так же, как строительство здания, если не будет прочной основы, то все остальное построенное на ней не будет иметь никакой ценности. Это очень важный момент. Хотя очевидно, что необходимо иметь прочный фундамент, и это то, с чего нужно начинать, но не то, что станет основным преимуществом и ценностью системы.
В качестве примера, возьмите правила отбора. Ведущие системы будут иметь десятки различных правил, которые могут быть применены в каждой операции. Эти правила были наработаны в течение долгого времени во многих отраслях промышленности и разными клиентами. Это не только обеспечивает гораздо более высокий уровень гибкости, но и уверенность в надежности, так как функциональность применялась на практике много раз. В отличии от вышесказанного, SMB’s ERP имеет гораздо меньше возможностей в этой области, поэтому у клиентов есть выбор: они могут обойтись существующей функциональностью и отказаться от преимуществ оперативной эффективности; или они могут запросить индивидуальные пользовательские настройки, которые увеличат стоимость и риски.
Список недостатков функциональности модуля управления складом SMB ERP в сравнении с Best-of-breed WMS достаточно длинный. Следующие основные моменты, которые будут иметь наибольшее влияние на операции:
| Функция | Возможность | Влияние на бизнес | |
| SMB ERP | Best-of-breed WMS-система | ||
| Управление контейнером | Один уровень — часто только паллета | Несколько уровней — в том числе содержание (например, коробки на паллете и штуки в коробках) | Многоуровневое управление контейнером позволяет разнообразные действия, формирования и выполнения на складах и обеспечивает возможность отгружать заказы клиентам в нескольких единицах измерения. Сопроводительная документация будет доступна клиенту, так как известны детали контейнера на уровне товара. |
| Пользовательский интерфейс | Многие только на основе бумажных документов | Радиочастотный интерфейс для всех складских функций | РЧ технология обеспечивает в режиме реального времени обновления данных по запасам, высокую точность инвентаризации и устраняет ручное отслеживание и ввод данных. |
| Управление заданиями | Ограниченные возможности установки приоритетов и нет чередования задач | Обширное управления заданиями и возможность чередования | Чередование задач и приоритетность работ уменьшает количество бесполезных действий и гарантирует выполнение обязательств перед клиентом. |
| Правила отбора | Как правило, один сортировочный код для определения пути отборщика | Десятки уже существующих правил отбора, а также возможность создавать пользовательские правила | Расширенные правила отбора позволяют увеличить эффективность и точность при формировании и отборе заказа, оптимизировать пути отбора, и надлежащее исполнение складских стратегий (например, FIFO). |
| Логика размещения | Обычно одно основное место складирования для каждого товара | Продвинутый алгоритм хранения и возможность создавать пользовательские правила | Продвинутый алгоритм хранения обеспечивает более эффективное использование пространства и повышение продуктивности за счет четкой локализации места отбора, частей склада по зонам и совместимости товаров. |
| Дополнительные услуги (Value Added Services) (комплектация/мелкое производство) | Нет возможности осуществления | Возможность разнообразных дополнительных услуг | Способность предоставлять дополнительные услуги для клиентов поощряет новаторство, обеспечивает эксплуатационную гибкость и является ключевым отличием. |
| Вспомогательные инструменты – график погрузок, оптимизация транспортировки, LTL/интеграция отгрузки посылок | Недоступно в базовом продукте | Интегрированная функциональность в системе управления складом | Это ключевые инструменты, которые за счет повышения эффективности, снижения затрат и снижения ошибок от ручных процессов, делают незаменимой систему управления складом. |
Это лишь несколько важных примеров пробелов в ERP WMS с функциональностью. Как было отмечено во введении, если бы выбор основывался исключительно на функциональности, то решение было бы легким. Тем не менее, существуют и другие ключевые заинтересованные стороны, поэтому обсуждение должно выйти за рамки функциональности. Что бы система ценилась и была достойной доверия операционной команды, она должна функционировать без сбоев 100% активного времени. И тут в дискуссию вступает ИТ-команда.
Директор по информационным технологиям.
Это ИТ-отдел, главная задача, которого поддержка системы и инфраструктуры. Это те люди, которых вызовут среди ночи, если возникнут проблемы. Близость с ERP системой делает эту группу участников дискуссии, заинтересованной в минимуме изменений. При прочих равных условиях, ИТ-отдел, скорее всего, выберет ERP с модулем управления складом.
Высока вероятность того, что ИТ-отдел уже имел опыт обслуживания ERP модулей перед переходом на WMS. Они наработали навыки для поддержания системы и могут гарантировать, что она будет доступна для конечных пользователей в любое время.
Возможны трудности при появлении новых технологий связанные с кривой обучаемости. Если подобные вызовы становятся слишком частыми и начинают влиять на операционную эффективность – пропадает уверенность в системе и внедрение затрудняется. Это может перевесить преимущество в функциональности, на которое просто не обратят внимания. И поэтому главный операционный директор может решить использовать старую технологию, не смотря на ее слабую эффективность.
Несомненно, внедрение любой новой технологии связано с риском. Тем не менее, есть шаги, которые можно предпринять, чтобы уменьшить этот риск и предотвратить проблемы, которые будут влиять на доверие к системе конечных пользователей. Ведущие поставщики способны создать тщательно проработанный план имплементации со стратегиями по снижению риска, основанные на многолетнем опыте. Экспертиза ERP-поставщиков лежит в области ядра ERP систем. Они должны будут полагаться на третьих лиц или на собственный неопытный персонал, чтобы создать план реализации.
Многие ИТ-специалисты предполагают, что интеграции ведущих WMS с их ERP-системой будет довольно затратной, и в итоге получится одноразовый код, который, к тому же, будет сложно поддерживать. В большинстве случаев это не так. Многие поставщики WMS, которые ориентируются на средний бизнес, для упрощения интеграции WMS в EPR предоставляют стандартную out-of-the-box ERP-интеграцию. Подобные ERP-интеграции используются многими клиентами. На самом деле, интеграции Best-of-breed систем могут быть установлены у большего количества клиентов, чем ERP WMS системы.
Недавнее нововведение меняют дискуссию на эту тему. Многие ведущие поставщики Best-of-breed WMS систем предлагают «облачные» решения. Обслуживание и поддержка клиента осуществляется удаленно экспертами, которые спроектировали и построили системы. Благодаря этой модели, ИТ-отдел клиента не обязательно должен хорошо разбираться в новой технологии. Поэтому, если недостаточный навык обслуживания ведущих решений является основным препятствием для ИТ-отдела, то теперь есть альтернатива его преодоления. К тому же, это направление зачастую экономически более эффективно в долгосрочной перспективе.
Для окончательного решения, ИТ-отделы должны рассмотреть несколько дополнительных важных вопросов:
- Время активности системы: требуется ли системе остановка для обслуживания и если да, то есть ли между операциями удобное временное окно для этого (ежедневно и/или еженедельно)?
- Возможность обновлений: будет ли влиять уровень клиентских настроек в любой системе на возможности компании модернизировать ее в будущем, чтобы получить преимущество от инноваций. И, если обновление возможно, то какой будет стоимость переноса клиентских настроек?
- Имеет ли система возможности интеграции со сторонними системами, которые используются для ведения бизнеса? Если нет, то какая стоимость и сколько времени займет создание интерфейса для этого?
И последнее соображение, которое необходимо учитывать ИТ-отделам для принятия решения. Поскольку функциональность модуля управления складом ERP-системы пока еще недостаточно хорошо разработана, то для удовлетворения операционных требований будут необходимы дополнительные доработки и поиски альтернативных решений. Они должны осознавать, что для этого потребуется дополнительное время и материальные затраты, а также риски, связанные с этим. Этот путь, скорее всего, приведет к некоторому уровню недоработок, которые должны будут устраняться ИТ-отделом и это может повлиять на бизнес.
Финансовый директор.
Главный вопрос для большинства финансовых директоров – «сколько это стоит?». Если их участие сводится только к рассмотрению финальной сметы, то среди всех доступных вариантов они выберут «бесплатную» ERP-систему с модулем управления складом. При выборе WMS, многие компании делают ошибку взвешивая только затраты на базовый продукт, используя анализ общих требований и расходов на реализацию на основе стандарта, общий план проекта. Они не учитывают, что для удовлетворения их требований могут быть необходимы модификации и другие скрытые расходы.
Есть четыре ключевых ошибки, которые необходимо избежать при финансовом анализе процесса реализации WMS проекта. Первая ошибка — это ограничение анализа затрат на соответствие функциональности требованиям в стандартном контрольном списке запросе на предложение (RFP). Эти контрольные списки зачастую весьма нечетко сформулированы и когда начинается проект, выясняется, что «да» в списке не совсем нужное «да». Определение всех нужных «да» повлечет за собой установку пользовательских настроек, устранения ошибок и скорее всего перерасходы.
Вторая ошибка при создании технико-экономического обоснования рассматриваются только затраты на проект и не учитываются потенциальные выгоды. Есть много компаний, которые расценивают покупку такой системы как часть затрат на ведение бизнеса и не задумываются о потенциальной выгоде от операционных усовершенствований.
Третья ошибка состоит в том, что упускается из виду влияние инвентаризации при проведении финансового анализа. Бумажное делопроизводство, из-за отсутствия системы работающей в реальном режиме времени и прерывистого поступления данных, сопровождается ошибками инвентаризации. Естественным продолжением этого является тенденция компенсировать эти ошибки путем формирования дополнительного страхового запаса, что также, прямо увеличивает расходы. Обязательно нужно учитывать способность системы поддерживать стратегии инвентаризационных операций. Для примера, способна система поддерживать FIFO, серийные номера и расширенное отслеживание сроков годности и номеров партий? Это важные вопросы для компаний если они хотят защищать свои вложения.
И, наконец, четвертая ошибка, которую стоит избегать, краткосрочное прогнозирование при оценке издержек и выгод. Должны учитываться индивидуальные настройки, увеличение стоимости поддержки и технического обслуживания с течением времени. В технико-экономическое обоснования должен закладываться временной горизонт не менее пяти лет, так как преимущества, которые достигаются при первоначальной реализации, вероятно, растянутся на года. Обновления также должны быть включены в прогноз. Будут ли они возможны, и если да, то какова будет их стоимость?
Все это сводится к двум ключевым вопросам для финансового директора: какая система обеспечивает меньше затрат, и какая система со временем будет иметь более сильное технико-экономическое обоснование?
Сравнение отличий.
Как компания может прийти к консенсусу, учитывая разнообразные и часто противоречащие друг другу точки зрения основных заинтересованных сторон? Возможным ответом будет создание еще одного отдела в управляющем составе и найм директора по урегулированию споров. Может это уже слишком, но все же команде принимающей решения хорошо иметь человека, который может объективно оценить ситуацию, будучи не связанным ни с одной из групп.
Однако, независимо от того, используется для решения спора посредник или нет, есть шаги, которые команда должна предпринять, чтобы гарантировать, что процесс является объективным:
- Определить критерии успеха: каковы ключевые бизнес-цели, которые компания рассчитывает достичь за счет внедрения системы?
- Найти точки соприкосновения: есть, вероятно, много элементов (например, улучшение обслуживания клиентов, конкурентные преимущества), с выделением которых в критерии успеха согласятся все стороны и это будет большим шагом на пути установления объективных критериев отбора.
- Весомость критериев принятия решений. Не все критерии одинаково важны. Определение весомости критериев является ключевым моментом в согласовании разногласий между заинтересованными сторонами.
- Разработка целостного технико-экономического обоснования, которое учитывает определенные критерии успеха и соответствующее значение для бизнеса.
- Определение вышеуказанных пунктов до встречи с потенциальными поставщиками и прежде чем начнется процесс оценки.
- Избегайте единоличного управлением процессом принятия решений одним из отделов. Каждая группа заинтересованных сторон должна быть представлена в этом процессе.
Заключение.
Этот спор длится на протяжении более десяти лет. Вполне вероятно, что он продолжится и в следующие десять лет. Реальность такова, что в промышленности есть место для каждой модели и это дело каждой отдельной компании – оценить, какая модель подходит лучше для их операций.
Для простых складских операций, таких как приемка полной паллеты и отгрузка полной паллеты с ограниченной потребностью расширенных стратегий инвентаризации, может быть вполне достаточно модуля ERP-системы.
Операции с более сложными требованиями выходят за рамки решений ERP-системы. Уникальный продукт (брэнд) в отрасли создается разнообразием функциональности, которая позволяет удовлетворить особенные требования заказчика, а не основными функциональными возможностями. Для операций, которые нуждаются в особенном функционале, единственным жизнеспособным решением будет продукт от ведущего поставщика WMS – Best-of-breed WMS.
В итоге, компании инвестируют в этот тип систем, чтобы снизить затраты, повысить эффективность и улучшить качество обслуживания клиентов. Какая из систем лучше всего отвечает этим целям, является решением, которое должна принять компания.